Le CHRTR, maintenant inclus au CISSS-MCQ, a été formé en 1997 par le regroupement de l’hôpital St-Joseph et de l’hôpital Ste-Marie à Trois-Rivières. À la suite de ce regroupement, la majorité des opérations ont été progressivement transférées vers le site de l’hôpital Ste-Marie (de construction plus récente). À l’époque, le CHRTR offrait ses services avec 470 lits de soins courte durée, 177 médecins et près de 1 500 infirmier(ère)s et autres professionnels.
Les archives médicales, alors sous forme de dossiers papier, se trouvaient réparties entre les deux sites distants de quelques kilomètres. L’accès aux dossiers médicaux devenait un problème logistique majeur que ce soit dans un site ou dans l’autre. Lors de la venue d’un patient, des portions de dossiers d’archives devaient être acheminées par messager, causant des délais importants et un potentiel considérable de pertes ou de mauvais classement au retour. Bien qu’une partie de cette logistique puisse être gérée de façon proactive pour les patients dont la venue était prévisible, toutes les situations imprévues et plus urgentes forçaient les cliniciens à travailler sans avoir accès (en temps opportun) à une partie de l’historique de leurs patients. Même à l’intérieur d’un même site, la sortie de dossiers et l’acheminement vers les unités de soin posaient en soi un problème logistique évident.
En 2004, le CHRTR signait un contrat avec Purkinje pour la mise en place d’une solution de numérisation des dossiers médicaux basée sur un logiciel DPE complet. Cette solution rendrait disponibles les archives médicales sous forme de documents électroniques consultables instantanément dans tous les points de service. Toutes les problématiques de circulation des dossiers papier seraient éliminées. La solution s’alignait avec le projet de Réseau Intégré de Gestion des Informations Cliniques (RIGIC) qui était en gestation à cette époque.
Le passage de la consultation d’un dossier papier vers l’utilisation d’un ordinateur et à la consultation à l’écran est un changement de fonctionnement fondamental. La stratégie mise en place par le CHRTR visait à fournir le maximum de bénéfices aux cliniciens (rapidité d’accès, disponibilité à tous les points de services, structure de dossier pratique, etc.) tout en minimisant le temps et l’effort requis par les intervenants pour les obtenir. L’approche passerait donc du papier à l’électronique d’abord pour les archives et s’étendrait par la suite aux autres données et fonctions offertes par la solution. Le CHRTR progresserait donc d’un dossier d’archives numérisé vers un Dossier Patient Électronique (DPE) complet couvrant toutes les sources de données.
Le point de départ du déploiement de la solution fut la mise en place de chaînes de numérisation qui industrialisaient le processus de conversion de dossier papier vers leur forme électronique. L’énorme volume de papier aux archives et l’expérience d’autres clients similaires ont amené le CHRTR à innover en introduisant le concept de « numérisation utile ». Il s’agit d’un ensemble de processus qui permet de cibler les dossiers qui seront bientôt utilisés et qui devraient donc être numérisés en priorité. Ceci, par opposition à un processus de numérisation systématique de toutes les archives médicales qui aurait été effectué avant le démarrage.
À la suite du démarrage initial en 2008, le contenu du DPE s’est progressivement enrichi en intégrant des données d’autres sources électroniques: rapports et tableaux de résultats de laboratoire, imagerie, dictée, comptes-rendus, sommaires d’hospitalisation, etc. La flexibilité de la solution a permis d’intégrer toutes les formes de données électroniques disponibles. En 2013, l’index patient maître a été mis en place afin d’assurer l’unicité des dossiers médicaux.
Tel que l’avait prédit M. Denis Lefebvre, Directeur adjoint des services hospitaliers, le DPE est éventuellement devenu le dossier « officiel » central du patient dans l’établissement. Il est complet et accessible instantanément et simultanément par tous les intervenants autorisés. Son utilisation est intégrée aux processus et à la culture de l’organisation. En période de pandémie et d’isolement forcé, le DPE a permis d’assurer la continuité de services tout en minimisant les risques de contamination liés à la manipulation de dossiers papier. Le CISSS-MCQ prépare la suite naturelle de la progression de son DPE en l’élargissant et en ouvrant l’accès au-delà des frontières initiales du CHRTR.
